Gestão de facilities: o que é, importância, como fazer e vantagens ao terceirizar a atividade
A gestão de facilities é fundamental para que uma empresa funcione de forma organizada, segura e eficiente.
Ela reúne todas as atividades de suporte que mantêm a estrutura de um negócio em perfeito funcionamento. São tarefas que não fazem parte do produto ou serviço principal, mas que garantem conforto, produtividade e bem-estar para todos que utilizam o espaço.
Continue a leitura e entenda melhor essa atividade. Até o final, confira:
- O que é facilities?
- Principais serviços englobados na categoria
- O que é gestão de facilities?
- Qual a importância da gestão de facilities?
- O que é um profissional de facilities?
- Como fazer a gestão de facilities?
- Quais são as vantagens da terceirização da gestão de facilities?
- FAQ: dúvidas frequentes sobre a atividade
- Danlex: a sua empresa de facilities
O que é facilities?
Facilities é uma palavra de origem inglesa, usada para se referir as atividades que dão suporte a um negócio.
Não ficou muito claro? Não se preocupe, a gente simplifica para você!
Imagine uma empresa que possui cerca de 200 funcionários. Ela atua no mercado têxtil e sua equipe atua de 8h às 17h na produção de bolsas.
Para que sua linha de produção consiga trabalhar, a empresa precisa de equipes experientes atuando no financeiro, RH, compras e suporte. Certo?
Todos esses profissionais trabalham focados nos processos e atividades que impulsionam os produtos e a empresa como um todo. Mas quem cuida da estrutura?
Afinal, estamos falando de uma empresa com sede física, banheiros, espaço para receber clientes, refeitório. Ou seja, esse empreendimento também precisa das tarefas de recepção, limpeza, cozinha, jardinagem, segurança, entre outras que impactam a qualidade de vida e produtividade da equipe.
Facilities são serviços que promovem o bem-estar da equipe, facilitam a rotina e asseguram o bom funcionamento do negócio. Geralmente, tratam-se das chamadas atividades-meio: funções que não estão diretamente ligadas ao produto ou serviço principal, mas que contribuem de forma essencial para o desempenho da empresa como um todo.
– Leia também: Atividade-fim e atividade-meio: qual a diferença entre esses conceitos?
Principais serviços englobados na categoria
Confira a seguir os principais serviços da área de facilities:
- Recepção e portaria: edifícios de escritórios, condomínios residenciais ou até mesmo grandes empresas precisam de serviços de recepção/portaria para garantir mais segurança e comodidade;
- Limpeza e conservação: limpeza e organização são primordiais para a saúde e o bem-estar dos colaboradores. Aqui entram a limpeza comercial, limpeza empresarial, limpeza industrial e outras;
- Jardinagem e paisagismo: a primeira impressão é a que fica. Se você recebe clientes no seu negócio, cuidar da jardinagem e do paisagismo garante um bom relacionamento desde o primeiro momento;
- Manutenção predial: solução rápida e prática para as pequenas dores de cabeça que aparecem no dia a dia relacionadas à gestão de edifícios;
- Copa: envolve a eficiência e a organização nos controles de insumos, preparo de cafés, limpeza da copa e atendimento em eventos e reuniões;
- Bombeiros civis: alguns setores possuem atividades que podem colocar a segurança do colaborador em risco. Nesses casos, bombeiros civis garantem total segurança, prevenindo e combatendo incêndios ou qualquer outro tipo de acidente.
O que é gestão de facilities?
Agora que você entendeu o que são facilities, fica mais fácil compreender o que é a gestão de facilities.
Gestão de facilities é o processo de administrar e coordenar todas as atividades de suporte essenciais para o funcionamento de um negócio, garantindo que sejam executadas com agilidade, qualidade e eficiência.
Qual a importância da gestão de facilities?
A gestão de facilities é essencial para garantir um dia a dia sem imprevistos. Isso porque ela reúne todas as atividades de apoio que permitem que os colaboradores se concentrem no que realmente importa: produzir, atender clientes e gerar resultados.
Quando feita de forma eficiente, essa gestão reduz riscos, melhora o ambiente de trabalho e mantém a infraestrutura em perfeitas condições. Por exemplo, uma manutenção preventiva bem executada evita que um elevador pare de funcionar no meio do expediente ou que um problema elétrico cause interrupções na produção.
Outro ponto importante é que a gestão de facilities contribui para o bem-estar e a satisfação da equipe. Ambientes limpos, organizados, seguros e confortáveis aumentam a produtividade e diminuem o absenteísmo. Além disso, uma estrutura bem cuidada passa uma imagem profissional para clientes e parceiros, fortalecendo a credibilidade da empresa no mercado.
Em resumo: sem uma boa gestão de facilities, as operações ficam mais sujeitas a falhas, desperdícios e custos desnecessários.
O que é um profissional de facilities?
O profissional de facilities é o responsável por garantir que todas as atividades de suporte de uma empresa funcionem de forma integrada, eficiente e segura. Ele atua diretamente na operação, coordenação ou gestão dos serviços que mantêm a infraestrutura em pleno funcionamento.
Como essa área envolve diferentes níveis de responsabilidade, existem várias funções dentro do setor. Veja as principais:
- Assistente de Facilities: profissional responsável pelo apoio operacional. Atua na abertura de chamados, controle de insumos, organização de documentos, atualização de planilhas e suporte às equipes de limpeza, manutenção, portaria e demais serviços;
- Analista de Facilities: executa atividades de análise e planejamento. Acompanha KPIs, audita serviços, controla contratos, faz cotações, programa manutenções preventivas e identifica oportunidades de melhoria e redução de custos;
- Coordenador de Facilities: lidera equipes e garante que os serviços sejam executados conforme o planejado. Distribui tarefas, acompanha a operação, assegura cumprimento de SLAs e resolve problemas do dia a dia;
- Gestor de Facilities (Facility Manager): responsável pelo planejamento estratégico da área. Gerencia contratos, orçamento, infraestrutura, políticas de segurança, manutenção e bem-estar. Toma decisões que impactam a experiência dos usuários e o funcionamento global da empresa.
Como fazer a gestão de facilities?
Colocar a gestão de facilities em prática exige um trabalho planejado e constante. Não basta apenas reagir quando um problema aparece; é preciso criar processos para antecipar situações e manter tudo funcionando.
Veja como implementar uma gestão de facilities eficiente:
- Mapeie as necessidades da empresa: cada negócio tem suas particularidades. Uma indústria pode precisar de limpeza industrial e manutenção de máquinas, enquanto um escritório pode priorizar portaria, copa e limpeza. O primeiro passo é identificar todos os serviços de apoio que serão necessários;
- Planeje recursos e responsabilidades: defina quais tarefas serão executadas. Crie um cronograma e estabeleça responsáveis para cada atividade.
- Controle insumos e equipamentos: mantenha um inventário organizado, acompanhando a entrada e saída de materiais. Assim, evita-se a falta de itens essenciais ou o desperdício;
- Realize manutenção preventiva: programar revisões periódicas em equipamentos, sistemas elétricos, hidráulicos e de climatização reduz falhas inesperadas e prolonga a vida útil dos ativos;
- Monitore indicadores de desempenho: acompanhe métricas como tempo médio de atendimento de chamados, custos operacionais e satisfação dos usuários. Esses dados ajudam a identificar gargalos e oportunidades de melhoria.
- Revise e ajuste processos continuamente: o que funciona hoje pode não funcionar amanhã. Por isso, revise regularmente os contratos, a qualidade dos serviços prestados e a adequação às necessidades da empresa.
Seguindo esses passos, a gestão de facilities deixa de ser apenas um conjunto de tarefas operacionais e passa a ser uma estratégia que aumenta a eficiência, reduz custos e fortalece a imagem da empresa.
Com todos esses pontos mapeados e os processos organizados, a empresa pode decidir se vai manter a gestão internamente ou optar pela terceirização. E é justamente nesse momento que muitas organizações percebem as vantagens de contar com um parceiro especializado, como a Danlex.
Quais são as vantagens da terceirização da gestão de facilities?
De acordo um estudo realizado pela Fundação Instituto de Administração (FIA-SP), o setor de terceirização de serviços registrou crescimento de 94% nas empresas brasileiras. Sendo que a área mais afetada foi justamente a de gestão de facilities.
Dentre os serviços mais procurados se destacam limpeza, copa, segurança, jardinagem, recepção e portaria.
Esse movimento mostra que as empresas já perceberam as facilidades oferecidas pela terceirização de facilities, como:
- Redução de custos: diminui despesas com contratações diretas, treinamentos, encargos trabalhistas e manutenção de equipamentos;
- Simplificação da burocracia: a gestão de pessoal, folha de pagamento e obrigações legais ficam sob responsabilidade da empresa terceirizada;
- Profissionais capacitados: mão de obra qualificada, treinada e atualizada de acordo com as exigências de cada função;
- Eficiência: serviços realizados com qualidade e no prazo, sem comprometer o fluxo de trabalho interno;
- Rotinas flexíveis: possibilidade de ajustar equipes e serviços conforme a demanda, evitando desperdícios.
E não para por aí! A terceirização da gestão de facilities também evita dores de cabeça pela falta ou má gestão dos insumos usados nessas atividades. Você não perde tempo com retrabalhos nem precisa se preocupar com a compra e manutenção de equipamentos caros e muito específicos.
Tudo para que você foque no que realmente importa: a gestão das suas atividades-fim.
– Leia também: 10 vantagens da terceirização de serviços para sua empresa
FAQ: dúvidas frequentes sobre a atividade
Separamos a seguir as principais dúvidas sobre o gerenciamento de facilities. Confira!
Facilities é o conjunto de atividades de suporte que garantem que a infraestrutura de uma empresa funcione de forma organizada, segura e eficiente. Embora não façam parte do serviço principal, são essenciais para o conforto, o bem-estar e a produtividade de todos que utilizam o espaço.
Entre os principais estão: recepção e portaria, limpeza e conservação, jardinagem e paisagismo, manutenção predial, copa e bombeiros civis.
Enquanto facilities abrange todos os serviços operacionais e de apoio necessários para manter um negócio funcionando adequadamente, utilities refere-se especificamente aos serviços básicos de infraestrutura (como água e energia, por exemplo), que sustentam as operações.
É o processo de administrar, coordenar e monitorar todas as atividades de suporte de uma empresa, garantindo que cada serviço seja executado com qualidade, agilidade e eficiência, de modo a manter a infraestrutura em pleno funcionamento e permitir que os colaboradores se concentrem em suas atividades-fim sem interrupções ou imprevistos.
Ele atua no planejamento, controle e análise dos serviços de apoio, acompanhando indicadores, auditando processos, realizando cotações, programando manutenções preventivas, administrando contratos e identificando oportunidades de melhoria e redução de custos.
Ele é responsável por acompanhar a operação diária das equipes, garantindo que os serviços sejam executados conforme o planejado. Ele distribui tarefas, monitora a qualidade das entregas, assegura o cumprimento de prazos e SLAs e soluciona ocorrências do dia a dia.
O gerente de facilities atua de forma estratégica, coordenando toda a infraestrutura do negócio, gerenciando contratos, orçamentos, políticas de segurança, manutenção, equipes e recursos, tomando decisões que influenciam diretamente a eficiência das operações, o bem-estar dos colaboradores e a imagem da empresa perante clientes e parceiros.
É a aplicação de práticas que reduzem o impacto ambiental e otimizam recursos na execução dos serviços de apoio. Isso inclui uso racional de água e energia, reciclagem, gestão correta de resíduos e escolha de produtos e equipamentos mais sustentáveis.
Uma empresa de facilities é uma organização que fornece e gerencia os serviços de suporte que mantêm a estrutura de um negócio funcionando com qualidade, segurança e eficiência. A Danlex, por exemplo é uma empresa de facilities que oferece soluções completas e personalizadas, com profissionais capacitados e mais de 17 anos de experiência.
Danlex: a sua empresa de facilities!
Somos uma empresa de terceirização de serviços com a segurança e experiência de quem tem mais de 17 anos de experiência na área de terceirização de facilities. Além disso, desenvolvemos soluções personalizadas em terceirização para pequenas, médias e grandes empresas, incluindo indústrias, shoppings centers, escolas, condomínios comerciais, residenciais, hospitais e outros empreendimentos.
Se você precisa de serviços terceirizados, entre em contato com a nossa equipe pelo formulário abaixo.
